A tízalkalmas bérlet a stúdiók és szalonok egyik legrégebbi eszköze: a vendég előre fizet, te pedig alkalmanként kihúzol egy rubrikát a füzetben. Amíg kevés a bérlet, ez működik. Ahogy nő a vendégkör, egyre több a kérdés: kinek hány alkalma maradt, melyik órára jó a bérlete, lejárt-e már, és ki foglalt bérlettel, ki nem. Egy online bérletrendszer ezeket a foglalással együtt intézi. Lássuk, mit lehet vele csinálni.
Az online alkalom-bérlet előre megvett alkalmak csomagja, amelyből a foglalási rendszer foglalásonként egy alkalmat von le, és figyeli a lejáratot. A Grabitban ezt az Alkalom-bérlet kiegészítő adja (1 490 Ft/hó). A bérlet a vendég email-címéhez tartozik, fiókot nem kell nyitnia.
Milyen bérleteket állíthatsz be?
Bármilyen alkalomszámos bérletet: megadod, hány alkalmat ér, hány napig érvényes, mennyibe kerül, és mire használható. Ezt egyszer, bérlet-sablonként rögzíted, és utána ebből adod ki a vendégeknek.
| Beállítás | Mire jó |
|---|---|
| Név és leírás | ezt látja a vendég (pl. „10 alkalmas jóga bérlet”) |
| Alkalmak száma | hány foglalásra elég |
| Érvényesség | hány napig használható a kiadástól |
| Ár | ennyiért adod el a bérletet |
| Mire használható | bármire, vagy kiválasztott szolgáltatásokra, órákra, erőforrásokra — több is bejelölhető |
| Lemondáskor visszajár | lemondáskor visszakapja-e a vendég az alkalmat |
Néhány példa arra, mit lehet így kialakítani:
- Általános bérlet: 10 alkalom 90 napra, bármelyik órára.
- Óratípusra szóló bérlet: 8 alkalom, de csak a kiscsoportos edzésre és a Hot Pilatesre — a személyi edzésre nem.
- Szolgáltatásbérlet: 5 alkalom a 60 perces masszázsra.
- Kipróbáló bérlet: 2 alkalom 14 napra, új vendégeknek.
A sablon kikapcsolható, ha szezonálisan nem árulod, és archiválható; a már kiadott bérletek ettől érvényesek maradnak.
Hogyan kapja meg a vendég a bérletét?
Te állítod ki az adminban a vendég nevére és email-címére, a vendég pedig emailben értesítést kap róla — a QR beléptetés kiegészítővel a bérlet QR-kódjával együtt. A bérletet a pultnál, átutalással vagy ahogy szoktad, te adod el; a rendszer a nyilvántartást és a beváltást végzi.
Ha a vendégnek már van bérlete egy korábbi rendszerből vagy papíron, azt is fel tudod venni: megadod, hány alkalmat használt már fel (például 8-ból 3-at, így 5 marad), és az eredeti lejáratot. Az ilyen átvett bérlet 0 forinttal kerül be, mert a pénz korábban befolyt, így a bevétel nem számolódik kétszer.
Hogyan használja a vendég a bérletét?
Online foglaláskor automatikusan; foglalás nélküli érkezésnél pedig te vonod le — kézzel az adminban, vagy a QR beléptetés kiegészítővel a bérlet QR-kódjának beolvasásával. Mindegyik esetben pontosan egy alkalom vonódik le.
Online foglaláskor a vendég beírja az email-címét, és a rendszer automatikusan megnézi, van-e az adott foglalásra érvényes bérlete. Ha van, a foglalás a bérletből megy: a vendég ezt még a foglalás előtt látja, a hátralévő alkalmak számával együtt, és ha mégsem a bérletét akarja használni, leveheti. Ez szolgáltatásnál, csoportos óránál és erőforrásnál (pálya, terem) is működik. Ha kötelező online fizetést kérsz, a bérlettel fedezett foglalásnál nincs fizetés.
Foglalás nélküli érkezéskor a vendég bemondja a nevét vagy az email-címét, te pedig a Bérletek oldalon az ő bérleténél az „Egy alkalom levonása” („−1”) gombbal vonod le az alkalmat — ez QR nélkül is mindig működik. A QR beléptetés kiegészítővel (1 490 Ft/hó) ehelyett a bérlet QR-kódját olvasod be a Bérlet-beléptetés oldalon a készüléked kamerájával (vagy beírod a bérlet azonosítóját). A rendszer megmutatja, kié a bérlet és hány alkalom maradt rajta, a levonás pedig egy megerősítő lépés után történik; ha a vendég mára már bérletből foglalt, a szkenner figyelmeztet, hogy véletlenül ne vonódjon le kétszer. Így váltható be a bérlet azoknál a foglalásoknál is, amelyeket te rögzítesz az adminban.
Ha a vendégnek több bérlete is van (például egy csoportos és egy masszázsbérlete), a rendszer mindig az adott foglalásra érvényeset használja, ezek közül a leghamarabb lejárót. Egy foglalás egy főt fed: bérlettel csak a saját helyét foglalhatja.
Működik bérlettel a heti fix hely?
Igen: a heti feliratkozással a vendégnek minden alkalomra automatikusan helye van, és minden lefoglalt alkalom pontosan egyet von le a bérletéből. Ehhez a Sorozat-feliratkozás kiegészítő kell (990 Ft/hó).
A vendég maga is feliratkozhat a foglalóoldalon („Minden héten — feliratkozás”), vagy te írod fel az óra oldalán, és kiválasztod a bérletét — a rendszer csak az adott órára érvényes bérleteit ajánlja fel. Amikor a bérlet elfogy, a feliratkozás szünetel, a vendég emailt kap, a már lefoglalt alkalmai megmaradnak. Új bérlettel vagy a régi feltöltésével a feliratkozás folytatható.
A szolgáltatásoknál használható ismétlődő foglalás (például 8 hétre előre ugyanarra az időpontra) másként működik: abból nem vonódik le előre alkalom, a levonás érkezéskor történik — kézzel az adminban, vagy QR beléptetéssel beolvasáskor.
Mi történik lemondáskor és lejáratkor?
Lemondáskor a bérlet-sablon beállítása dönti el, visszajár-e az alkalom; a lejárat előtt és az utolsó alkalomnál a vendég automatikus emailt kap.
- Lemondás. Ha a sablonnál bekapcsolod, lemondáskor visszajár az alkalom — a vendég saját lemondásánál csak a lemondási határidőn belül. A heti feliratkozás előre levont alkalmai lemondáskor mindig visszajárnak.
- Lejárat. A lejárat előtt 5 nappal emlékeztetőt kap a vendég, ha még van alkalma.
- Elfogyás. Az utolsó alkalom felhasználásakor szintén értesítést kap — ez jó pillanat az új bérlethez.
- Tájékoztató foglaláskor. Megadhatsz külön szöveget a bérlettel és a bérlet nélkül foglalóknak (például „bérlet nélkül a helyszínen fizetsz”), és a vendég a foglalás előtt a rá vonatkozót látja.
A lemondási határidő beállításáról a no-show megelőzés útmutató szól.
Hogyan követed az eladott bérleteket?
Egy listában: vendég, bérlet, hátralévő és összes alkalom, lejárat és állapot (aktív, elfogyott, lejárt, lemondva). Nem kell külön táblázatot vezetned.
A listából levonhatsz egy alkalmat, megnyithatod a bérlet QR-kódját (QR beléptetéssel, ha a vendég elvesztette a levelet), utólag módosíthatod a hátralévő alkalmakat és a lejáratot (elírás, betegség miatti hosszabbítás, méltányosság), és lemondhatod a bérletet. A módosításról a vendég nem kap automatikus levelet, ezért érdemes szólni neki.
Gyakori hibák az online bérletkezelésnél
- Szűkítés, de egyetlen tétel sincs kiválasztva. Az ilyen bérlet sehol nem váltható be. A Grabit ezt mentéskor jelzi; jelöld be a megfelelő órákat, vagy válaszd a „Bármelyik” lehetőséget.
- Eltérő email-cím a bérleten és a foglaláson. A rendszer nem köti össze őket. Kérdezd meg a vendéget, melyik címmel foglal.
- Régi bérlet felvétele teljes értékkel. Ingyen alkalmakat adsz. Helyette add meg a már felhasznált alkalmakat.
- Ismétlődő foglalás heti csoportos órához. A sorozat lejár, és a bérlet nem fogy előre. Csoportos órához a heti feliratkozás való.
Mikor ne használd az online alkalom-bérletet?
Ha a vendégeid szinte mind havi korlátlan bérlettel járnak, az alkalomszámos rendszer nem a te modelled. A Grabit ma alkalomszámos bérletet kezel; időszakos (havi korlátlan) és heti keretes bérlet nincs.
- Ha a bérletet a vendégeknek online kell megvenniük. A bérletet te állítod ki; online bérletvásárlás a foglalóoldalon nincs.
- Ha egy bérletet többen használnak közösen. Az online bérlet egy email-címhez tartozik, és egy foglalás egy főt fed.
- Ha szinte mindenki alkalmi jegyet vesz. Néhány bérletnél a füzet is elég; a rendszer akkor hoz időt, ha a bérletek nyilvántartása már külön munka.
Következő lépés: Próbáld ki a Grabit-et
14 napig ingyen, bankkártya nélkül. Állítsd be percek alatt az időpontfoglaló rendszered.
Ingyenes próba indítása →Gyakori kérdések
Mit tud a Grabit bérletrendszere?
Alkalomszámos bérleteket kezel: beállítod, hány alkalmat ér a bérlet, hány napig érvényes, mennyibe kerül és mire használható, majd kiállítod a vendég email-címére. Online foglaláskor az alkalom automatikusan levonódik; foglalás nélküli érkezésnél te vonod le az adminban egy kattintással — a QR beléptetés kiegészítővel a bérlet QR-kódjának beolvasásával is. A rendszer figyeli az egyenleget és a lejáratot. Az Alkalom-bérlet kiegészítővel érhető el.
Mire lehet érvényes egy bérlet?
Bármire (minden szolgáltatásra, órára és erőforrásra), vagy kiválasztott tételekre — több is bejelölhető, például a kiscsoportos edzésre és a Hot Pilatesre igen, a személyi edzésre nem. Ha a vendégnek több bérlete van, a rendszer mindig az adott foglalásra érvényeset használja, ezek közül a leghamarabb lejárót.
Kell a vendégnek regisztrálnia a bérlethez?
Nem. A bérlet a vendég email-címéhez tartozik. Amikor online foglaláskor megadja az email-címét, a rendszer automatikusan felismeri az érvényes bérletét, és abból vonja le az alkalmat; a vendég ezt a foglalás előtt látja, és le is veheti.
Meg tudja venni a vendég online a bérletet?
Nem. A bérletet te állítod ki az adminban, miután a vendég a megszokott módon (például a pultnál vagy átutalással) kifizette. A rendszer a nyilvántartást, a beváltást, a lejárat figyelését és az értesítéseket végzi.
Hogyan működik a bérlet heti fix hellyel?
A heti feliratkozással (Sorozat-feliratkozás kiegészítő) a vendégnek minden alkalomra automatikusan helye van, és minden lefoglalt alkalom pontosan egyet von le a bérletéből. Amikor a bérlet elfogy, a feliratkozás szünetel, és a vendég emailt kap; új bérlettel folytatható.
Visszajár lemondáskor az alkalom?
Ha a bérlet-sablonnál bekapcsolod, igen — a vendég saját lemondásánál csak a lemondási határidőn belül. A heti feliratkozás előre levont alkalmai lemondáskor mindig visszajárnak. A lejárat előtt 5 nappal és az utolsó alkalom felhasználásakor a vendég emailt kap.
Felvihetők a régi, részben felhasznált bérletek?
Igen. Kiállításkor megadod, hány alkalmat használt már fel a vendég (például 8-ból 3-at, így 5 marad), és az eredeti lejáratot. Az átvett bérlet 0 forinttal kerül be, így a korábban befolyt bevétel nem számolódik kétszer.