Állásinterjú időpont-egyeztetése email-pingpong nélkül

Egy kisebb cég HR-ese hirdet egy értékesítői állást, és tizennégy jelentkezőt hív interjúra. Mindegyikkel külön levelezés indul: kedd jó lenne? Inkább csütörtök. Délelőtt vagy délután? A területi vezető naptára közben tele van, a jelölt pedig három nap múlva válaszol. Mire mindenki időpontot kap, két jelölt már máshová szerződött. Ez a cikk arról szól, hogyan lesz az interjúidőpont egy linkből választható, levelezés nélkül.

Az állásinterjú időpont-egyeztetése online azt jelenti, hogy a jelölt a hirdetésben kapott linken maga választ szabad interjúidőpontot, így nincs levelezés oda-vissza. Ugyanez igaz a toborzó ügynökségekre, a fejvadászokra és a HR-tanácsadókra is, a saját ügyfélkonzultációikkal. Az interjú időpontfoglaló oldal az iparági összefoglaló, itt a gyakorlatot nézzük meg.

Miért romlik el az interjúk egyeztetése emailben?

Mert minden interjúidőpont két ember naptárának metszete, és az email nem látja egyik naptárt sem. A kérdezz-válaszolj kör minden jelöltnél újraindul, ráadásul senki nem emlékeztet az időpontra.

Három jellemző probléma jön elő:

• Lassú visszajelzés. A jelölt reagálását nem te irányítod, az interjúdátum pedig napokat csúszik.
• Több szereplő. Ha a HR-es, a vezető és a cégvezető is ül interjún, mindegyik naptárát össze kell vetni.
• Elfelejtett időpont. Emlékeztető nélkül a jelölt vagy az interjúztató könnyebben elfelejti.

Az online foglaló ezt megfordítja: egyszer megadod, mikor vagy elérhető, a jelölt pedig a szabad időpontokból választ. A visszaigazolás emailben azonnal megérkezik.

Hogyan teheted az interjút rejtetté, csak linkkel foglalhatóvá?

A Rejtett szolgáltatások kiegészítővel az interjú nem jelenik meg a foglalóoldal listáján, csak a közvetlen linkjével foglalható. A linket az álláshirdetésbe vagy a jelöltnek küldött levélbe teszed.

A kiegészítő (990 Ft/hó) bekapcsolása után az admin szolgáltatáslistáján szolgáltatásonként vagy kategóriacsomagonként jelölhető, hogy rejtett legyen. A rejtett elem sem a foglalóoldal listáján, sem az idővonalon nem látszik, a „Link másolása” gombbal viszont kimásolhatod a közvetlen foglalási linket. Ha a kiegészítőt kikapcsolod, a rejtett szolgáltatások újra megjelennek.

Fontos korlát: a link nem jelszó. Aki megkapja, továbbadhatja. Ha csak a kiválasztott jelöltek foglalhatnak, kapcsold be a jóváhagyásos módot: a foglalás ekkor akkor lesz végleges, ha te elfogadod. Így a link ismerete még nem elég az interjúhoz.

Hogyan oszd szét az interjúkat több interjúztató között?

Minden interjúztatót munkatársként veszel fel saját munkarenddel, a szolgáltatásnál pedig automatikus kiosztást állítasz be. A jelölt így nem interjúztatót választ, hanem időpontot, a rendszer pedig szabad interjúztatóra teszi a foglalást.

A munkatársaknak külön munkarendjük, szünetük és napi kivételük van, így a tárgyalási vagy szabadságos napokra nem érkezik foglalás. A foglalás után munkatársanként pufferidő állítható, például az interjú értékelésére. A kezdési rács egész, fél vagy negyedórás lehet, és a minimális előfoglalási idő megakadályozza, hogy a jelölt a másnapi interjúra az utolsó pillanatban foglaljon.

A több interjúztatós beállításnak ára is van: minden további munkatárs 1 490 Ft/hó az alapcsomag felett.

Ugyanez a minta jó belső HR-fogadóórára is: a bérszámfejtési vagy szabadságügyi egyeztetés külön szolgáltatás kisebb időtartammal. A toborzó ügynökségek ügyfélkonzultációit ugyanígy külön szolgáltatásként vezetheted.

Hogyan szervezz csoportos kiválasztási napot?

A csoportos assessment napot az Esemény pillérrel fix létszámú alkalomként hirdeted meg, a jelentkezők pedig helyet foglalnak rá. A nap így nem több tucat levélből áll össze.

Az Esemény pillér fix férőhelyet és csoportos jelentkezést ad; a Várólista kiegészítővel, ha az alkalom betelik, a jelölt várólistára iratkozik, és lemondáskor értesítést kap. A pillér az alapdíj felett második pillérnek számít: a két pillér együtt 5 980 Ft/hó. Hogy egy létszámkorlátos alkalmat hogyan érdemes tervezni, a kóstolóvacsora szervezéséről szóló útmutatóban részletesen leírtuk; a logika (létszám, jelentkezési határidő, várólista) ugyanez.

Hogyan kezeld az online interjút és az emlékeztetőt?

Az online interjúhoz külön szolgáltatást vegyél fel, a videóhívás linkjét pedig a foglalás után te küldöd el a jelöltnek. A Grabit nem hoz létre automatikusan Meet- vagy Zoom-linket.

A jelölt emailben visszaigazolást kap, 24 órával az interjú előtt emlékeztetőt (SMS-sel az SMS kiegészítő révén), és a levélben lévő linken lemondhatja vagy átfoglalhatja az időpontot. A lemondási határidőt te állítod. Az elmaradások további eszköztára a no-show megelőzés cikkben van.

Két gyakorlati tipp:

1. Az interjú-szolgáltatás nevébe és leírásába írd bele a pozíciót és az interjú formáját (személyes, online).
2. A visszaigazolás után küldj egy személyes levelet a belépési vagy videóhívás részletekkel.

Hogyan néz ki a folyamat lépésről lépésre?

Egy pozíció beállítása negyedóra, utána minden jelölt ugyanazt a linket kapja. A lépések sorrendje a legtöbb toborzásnál ugyanez:

1. Felveszed az interjúztatókat munkatársként, megadod a munkarendjüket és a szabadnapjaikat.
2. Létrehozod a pozícióhoz az interjú-szolgáltatást a megfelelő időtartammal, és rejtetté teszed.
3. Beállítod az automatikus kiosztást, a pufferidőt és a minimális előfoglalási időt.
4. Kimásolod a közvetlen linket, és beteszed az álláshirdetésbe vagy a jelölteknek küldött levélbe.
5. A jelölt választ időpontot, te pedig az adminban látod az interjúk menetrendjét, szükség esetén jóváhagyod őket.
6. Az interjú előtt a jelölt emlékeztetőt kap, online interjúnál te küldöd a videóhívás linkjét.

Új pozíciónál nem kezdesz elölről: új szolgáltatást veszel fel, és új linket kapsz. Így az egyik pozíció időpontjai nem keverednek a másikéval.

Gyakori hibák az interjúk időpont-egyeztetésénél

• Az interjú a nyilvános listán. Ha a pozíció a cég foglalóoldalán mindenkinek látszik, olyan is foglalhat, akinek nem szántad. Helyette: rejtett szolgáltatás, csak linkkel, és jóváhagyás szükség esetén.
• A link jelszónak tekintése. A link továbbadható. Helyette: jóváhagyásos mód, ha a kör zárt.
• Egy közös naptár az interjúztatóknak. Ha mindenki egy naptárba kerül, az ütközést te fogod kézzel feloldani. Helyette: interjúztatónként munkatárs és automatikus kiosztás.
• Puffer nélküli interjúk. Ha az interjúk egymás után következnek, nincs idő az értékelésre. Helyette: pufferidő minden foglalás után.
• Videóhívás-link nélküli visszaigazolás. A jelölt nem tudja, hová kell csatlakoznia. Helyette: a foglalás után küldd el a linket.

Mikor ne használd erre a Grabitot?

Ne ezt válaszd, ha teljes toborzási folyamatot, jelöltkezelést vagy önéletrajz-kezelést keresel. A Grabit időpontfoglaló, nem ATS.

• Ha ATS kell. Nincs önéletrajz-feltöltés, jelölt-pipeline, pontozás vagy státuszkövetés.
• Ha egyedi kérdéseket tennél fel. Egyedi kérdőív még nincs, a Foglalási kérdőív kiegészítő tervezett fejlesztés. A jelölt a megjegyzés mezőbe írhat.
• Ha automatikus videóhívás-linket várnál. Nincs beépített integráció, a linket kézzel küldöd.
• Ha ritka az interjú. Évi egy-két felvételnél egy naptármeghívás is elég.
• Ha nincs adatkezelési tájékoztatód. A jelöltek személyes adatot adnak meg; a tájékoztatót a Grabitban te írod meg, és a foglalóoldal jogi oldalán jelenik meg.