Kóstolóvacsora szervezése: létszám, előleg, várólista

Péntek délután négy óra: tizennégy jelentkezés érkezett a szombati kóstolóvacsorára. Kettő Instagram-üzenetben, három telefonon, a többi emailben és egy családi csoportban. A konyha tizenkét tányérra készült, a borokat már kinyitottad, az egyik vendég pedig csak annyit írt, hogy „talán még hoz valakit”. Mire kiderül, hányan ülnek le, a bevásárlás megvan, a hely viszont nincs. Ez a cikk arról szól, hogyan lesz egy ilyen estéből előre tervezhető, fix létszámú alkalom.

A kóstolóvacsora online foglalása egy fix létszámú, időzített alkalom, amelyre a vendég előre jelentkezik, így a konyha tudja, hány tányért készítsen. Ugyanez igaz a chef’s table estre és a borvacsorára. A napi asztalfoglalástól ami megkülönbözteti, hogy itt nem az a kérdés, melyik asztalnál ülnek, hanem az, hogy hányan jönnek, és ki fizeti a bevásárolt alapanyagot, ha mégsem.

Miért létszámkérdés egy kóstolóvacsora?

Mert a költség az est előtt keletkezik, és a tányérok száma a jelentkezők számától függ. Az alapanyagot, a borokat és a személyzetet előre biztosítod, az est bevétele viszont csak akkor jön be, ha a székek foglaltak.

Ezért a kóstolóvacsorát nem asztalként, hanem alkalomként érdemes kezelni, három adattal:

1. időpont és hossz (például péntek 18:30, két és fél óra),
2. maximális létszám, amelynél a foglalás lezár,
3. fejenkénti ár, amely a helyek számával szorzódik.

Ha ez egy táblázatban és üzenetekben él, két hiba szinte biztosan előjön: túlfoglalod az estét, vagy üresen marad néhány szék, miközben a várakozók már máshol foglaltak.

Hány fős legyen az est, és mikor zárjon a jelentkezés?

A létszámot a konyha és a tér határozza meg, a jelentkezés zárását pedig az a pont, ameddig még tudsz a számra reagálni. Egy kis, közös asztalos esténél ez néhány tucat fő, egy chef’s tablenél a pult mérete szabja meg a határt.

A jelentkezési határidőt érdemes a bevásárlás és az előkészítés idejéhez kötni. Ha a halat két nappal korábban rendeled, a jelentkezésnek legalább addig kell zárnia, vagy a rendelést kell a zárás utánra tenni. Egy kerek példa (a te számaid eltérnek): ha a végleges létszámot az est előtti napon 12 órakor kell tudnod, a határidő az est kezdése előtt 30 óra.

Egy társaság közös foglalását se kezeld külön üzenetben. A Grabitban egy online foglalással legfeljebb 10 hely foglalható egy estére: az ár a helyek számával szorzódik, a lemondás pedig az egész csoportra érvényes. Ennél nagyobb társaságot az adminban rögzíthetsz több hellyel.

Hogyan kezeld az allergiákat és a különleges kéréseket?

Gyűjtsd az információt a foglaláskor, ne az est napján, és tedd egyértelművé, hogy ezt a konyha előre kapja meg. Az allergia, az étkezési szokás és az ünnepi alkalom (születésnap, évforduló) a foglalás része legyen.

A Grabit foglalójában a vendég megjegyzést írhat a foglaláshoz, amit te a foglalás részletei között látsz. Ez a konyhai előkészítést segíti, a jogi kötelezettséget viszont nem váltja ki: az 1169/2011/EU rendelet szerint az allergén-információt éttermi ételnél is meg kell adnod (a rendelet szövege). Ez nem jogi tanácsadás; a pontos teendőt az élelmiszer-ellenőrző hatóságnál vagy a szakmai kamaránál egyeztesd.

Két gyakorlati szabály segít:

• írd ki a foglalóra a kérdést („Van allergiád vagy étkezési korlátozásod?“), hogy ne a vendég találja ki, hova írjon,
• a jelentkezési határidő legyen elég korai, hogy a speciális igényt még teljesíteni tudd.

Mi legyen a lemondással és az üres hellyel?

A lemondást nem megtiltani kell, hanem úgy rendezni, hogy a felszabadult helyet még el tudd adni. Két eszköz dolgozik együtt: a határidő és a várólista.

• Lemondási határidő. Megadhatod, meddig mondhat le vagy tehet át foglalást a vendég a visszaigazoló levél linkjén. A határidő után a levélben már nincs lemondó gomb, a vendég a levélre válaszolhat.
• Várólista. Ha az est betelt, a vendég a várólistára iratkozik. Lemondáskor a sorban első emailt kap, és a határidőn belül (legfeljebb 24 óra, és legkésőbb a jelentkezés zárásáig) egy kattintással lefoglalja a helyet.
• Előleg. A kóstolóvacsorára a Barion fizetés felkínálható, a különteremnél az előleg kötelező is lehet. Hogy mennyit érdemes kérni, azt az előleg útmutatóban fejtettük ki; a lemondás általános eszköztára a no-show megelőzés cikkben van.

Ha te mondod le az estét (például a beszállító kiesik), a rendszer az összes jelentkezést lemondja és emailben értesíti a vendégeket. A befizetett összeget a foglalási listából egy kattintással visszatérítheted, de ezt neked kell elindítanod, nem automatikus.

Hogyan add ki a különtermet, hogy ne ígérd oda kétszer?

A különterem akkor nem foglalható kétszer, ha egyetlen naptár tartja számon, és a rendszer ütköző időt nem enged. A terem nem fejenként, hanem időre foglalható, ezért más logika kell hozzá, mint a kóstolóvacsorához.

Az Erőforrás pillérben a teremnek saját nyitvatartása és órás ára van. A vendég a kezdés után csúszkával jelöli ki, hány egymást követő órára kéri, az általad megadott maximumig. A létszámot és a kéréseit megjegyzésben adja meg, az ár nem a fejek számától függ.

Három beállítás számít itt a legtöbbet:

1. minimális előfoglalási idő, perc-pontosan (például 24 óra), hogy ne érkezzen foglalás a pillanat tört része alatt,
2. előleg 1–100% között, kötelező online fizetéssel is, így fizetés nélkül nem jön létre a foglalás,
3. maximum egymást követő órák száma, hogy egy foglalás ne vigye el az egész estét.

Mit kezel a Grabit, és mit nem?

A Grabit az étterem tervezett alkalmait és a teremfoglalást kezeli, a napi asztalfoglalást asztaltérképpel nem. Ezt érdemes a döntés előtt tudni, mert más eszköz való rá.

Élőben a Gyertyaláng Étterem demóban nézheted meg (kitalált, bemutató vállalkozás), az iparági összefoglaló pedig az étterem foglalási rendszer oldalon van. A csomag árát a kiegészítők oldalon találod.

Gyakori hibák a kóstolóvacsora szervezésénél

• Határidő nélküli jelentkezés. Ha az utolsó napig jöhetnek jelentkezők, a konyha nem tudja a számot. Helyette: állíts jelentkezési határidőt a bevásárláshoz igazítva.
• Allergia az est napján. Ha a vendég a bejáratnál mondja el, már késő. Helyette: kérdezd meg a foglaláskor, és a konyha előre lássa.
• Üres hely várólista nélkül. A felszabadult széket így felhívással kell eladnod, és sokszor nem sikerül. Helyette: engedj várólistát, amely a sorban elsőt értesíti.
• A terem fejenkénti ára. Ha a termet a vendégszám szerint árazod, a kisebb társaság elmarad, a nagyobb túlzsúfolja. Helyette: órás ár és maximális létszám a leírásban.
• Előleg szabály nélkül. Ha nincs leírva, mi történik késői lemondásnál, vitás helyzetben visszajárhat a pénz. Helyette: írd ki a határidőt és a következményt a foglaláskor.

Mikor ne használd erre a Grabitot?

Ne ezt válaszd, ha a napi, asztalonkénti foglalás a fő igényed, vagy ha ritkán szervezel zárt, létszámkorlátos estét. Néhány tipikus helyzet:

• Ha a vendégeid asztalt akarnak foglalni négy főre, hétre. Ehhez asztaltérkép és automatikus asztal-hozzárendelés kell, ezt a Grabit nem tudja.
• Ha évente egy-két rendezvényed van. Egy közös táblázat és egy üzenetküldő is elég lehet, a külön foglaló felesleges bonyodalom.
• Ha a kassza és az étlap-előrendelés is érdekel. Ez az étteremszoftverek terepe, nem a foglalórendszereké.
• Ha a vendégkör nem foglal online. Ha a törzsvendégeid kizárólag telefonálnak, előbb a szokást kell megváltoztatnod, és csak utána éri meg a rendszer.