Élményfoglaló rendszer túraszervezőknek — útmutató

Csütörtök este van, a szombati bortúrán tizenkét hely van, és a telefonodban három félkész beszélgetés: valaki négy főt „szinte biztosan” hoz, valaki csak kettőt, egy harmadik azt kérdezi, marad-e még hely a vasárnapira is. Közben a kajakokat is ki kellene adnod, és fogalmad sincs, a jelentkezők közül hányan jönnek el ténylegesen. Az élményfoglaló rendszer ezt a kört zárja le: a vendég maga foglal, maga fizet, te pedig egy helyen látod a létszámot.

Az élményfoglaló rendszer olyan online foglalási szoftver, amelyben a vendég férőhelyet vagy eszközt foglal egy időzített élményre, és foglaláskor fizethet is. A szolgáltató egy helyen látja az indulásokat, a szabad helyeket, az eszközöket és a befizetéseket.

A különbség egy fodrász naptárához képest az egység. Egy fodrásznál egy ember egy órát foglal. Egy túrán tizenöt ember ugyanazt az indulást foglalja, egy kölcsönzőben pedig nem embert, hanem kajakot vagy SUP-deszkát. Ha a rendszered csak az órákat ismeri, a létszámot és az eszközkészletet papíron kell mellette vezetned. Ha csak a lényegre vagy kíváncsi, kezdd az élményfoglaló rendszer áttekintő oldallal; ez az útmutató a mögötte lévő döntéseket bontja ki.

Melyik foglalási logika illik az élményedhez?

Ha fix indulásod van korlátozott létszámmal, az esemény logika kell; ha eszközt adsz ki, az erőforrás logika; ha egy vezető idejét foglalják, a szolgáltatás logika. A Grabitban ez a három pillér: esemény, erőforrás és szolgáltatás, és egy fiókon belül mindhárom használható.

Sok élmény két logikát kever. Egy vezetett kajaktúra fix indulás (esemény), de ha mellette szabad bérlést is kínálsz, az eszközt külön erőforrásként érdemes felvenni. A privát, egyedi túrát pedig, ahol egy vezető idejét foglalják le, szolgáltatásként is kínálhatod.

Hogyan kezeld a férőhelyet és az indulásokat?

Az eseményhez egyszer megadod a férőhelyet, az időtartamot és az árat, utána csak az indulásokat veszed fel, és a rendszer indulásonként számolja a szabad helyeket. Amikor a hely betelik, arra az indulásra online már nem lehet jelentkezni.

A Grabitban így néz ki a beállítás:

1. Esemény létrehozása: név, leírás, időtartam, férőhely és ár. Ez a „termék”, például „Naplemente-kajaktúra, 2 óra, 12 fő”.
2. Indulások: egyszeri alkalmat egy dátummal és kezdési idővel adsz meg; rendszeres programnál visszatérő eseményt választasz, a hét kiválasztott napjain ugyanabban az időpontban, és a rendszer legenerálja az alkalmakat.
3. Jelentkezési határidő: megadhatod, hogy a kezdés előtt hány órával zárjon a jelentkezés. Ezután az adott indulásra online nem lehet foglalni.
4. Csoportok: online egy foglalással legfeljebb 10 férőhely foglalható, a díj a helyek számával szorzódik, és a lemondás az egész csoportra vonatkozik. Ha egy cég ennél több főt jelent be telefonon, az adminban egyszerre rögzítheted az összes helyet, és a foglaltság azonnal frissül.
5. Beléptetés: a QR-beléptetés kiegészítővel minden foglalás kap egy QR-kódot és egy rövid, bemondható kódot, így az indulásnál telefonnal pipálod ki, ki érkezett meg.

Mit csinálj, ha rossz az idő vagy kevés a jelentkező?

Rögzítsd előre, és írd ki a foglalóoldalra, hogy milyen időjárásnál és hány fő alatt marad el az alkalom, és ki mit kap vissza. A rossz idő és a kevés jelentkező nem kivétel, hanem a szezon része, ezért nem a helyszínen kell kitalálni, mi legyen.

A gyakorlatban három döntést érdemes egyszer meghozni:

• Minimum létszám és döntési pont. Például: „Az indulás 6 fő alatt elmarad; erről legkésőbb előző nap 18 óráig értesítünk.” A jelentkezési határidőt állítsd erre a döntési pontra, így addigra látod a végleges létszámot.
• Időjárás-szabály. Írd le, mi számít elmaradásnak (vihar-előrejelzés, erős szél a vízen), és hogy ilyenkor átfoglalást vagy visszatérítést kínálsz. Konkrét feltétel kevesebb vitát szül, mint a „rossz idő esetén egyeztetünk”.
• Pénz visszajuttatása. Ha előre fizettek, a befizetést a saját szabályaid szerint a foglalási listából egy kattintással visszatérítheted a Barionon keresztül, teljesen vagy részben; az ügyfél emailt kap róla. Az általad lemondott indulásnál ez nem automatikus, a visszatérítésről te döntesz.

Ha egy indulást le kell mondanod, a Grabitban az alkalmat egy mozdulattal törölheted, és megadhatsz hozzá egy rövid indoklást. A rendszer az adott indulás összes jelentkezését lemondja, és emailben értesíti őket, így nem kell egyenként felhívnod mindenkit.

Hogyan csökkented a meg nem jelenést?

Előrefizetéssel és emlékeztetővel: aki már fizetett, és előző nap kapott egy emlékeztetőt, az ritkábban marad távol, a létszámod pedig tervezhető. Egy kiállt túravezető, egy kinyitott palack vagy egy lefoglalt kajak ugyanúgy pénzbe kerül, ha a vendég nem jön el.

A Grabitban az Online fizetés (Barion) kiegészítővel a vendég foglaláskor bankkártyával fizet, közvetlenül a te Barion fiókodba. Szolgáltatás- és erőforrás-foglalásnál előleget vagy teljes árat kérhetsz, akár kötelezően is; esemény-foglalásnál a fizetést a foglaló felkínálja, de kötelezővé nem tehető. A részleteket az előleg bekérése a no-show ellen útmutató bontja ki.

Az email-emlékeztető alapból 24 órával a kezdés előtt megy ki, és az esemény-jelentkezésekre is. SMS-emlékeztetőt kiegészítőként és kredittel kapcsolhatsz be; éjjel 21 és reggel 8 között SMS nem megy ki. A visszaigazoló emailben ott a lemondó link, így aki nem tud jönni, időben felszabadítja a helyét. Hogy mennyit veszítesz most az elmaradt vendégeken, azt a no-show kalkulátorral számolhatod ki.

Mire figyelj, amikor élményfoglaló rendszert választasz?

Arra, hogy a rendszer egyszerre kezelje a férőhelyet, az eszközöket és a fizetést, és hogy a díja ne a forgalmaddal együtt nőjön. Az alábbi kérdéseket bármelyik rendszernél tedd fel a bemutatón vagy a próbaidőszakban:

1. Indulásonként számolja-e a szabad helyeket, és lezárja-e a betelt alkalmat?
2. Van-e eszközönként külön naptár? Kölcsönzőnél ez a kulcs.
3. Kérhető-e online előleg vagy teljes ár, és hová folyik be a pénz?
4. Van-e beléptetés a helyszínen (QR vagy bemondható kód)?
5. Saját arculat és saját foglalóoldal — a vendég a te márkádat lássa, ne egy piactérét.
6. Jutalék vagy fix díj? A foglalásonkénti százalék a szezon csúcsán fáj a legjobban. A Grabit fix havidíjas, jutalékot nem von le; online fizetésnél a fizetési szolgáltató saját díja külön felmerül.
7. Várólista: a betelt indulásra a Grabit foglalóoldalán várólistára lehet feliratkozni. Ha valaki lemond, a sorban első emailt kap, és a levél linkjével egy kattintással lefoglalhatja a helyet — addig, legfeljebb 24 óráig, a hely neki van fenntartva.

Gyakori hibák élményfoglalásnál

• Egy naptárban kezelni a túrát és az eszközt. Ha a kajaktúra és a szabad bérlés ugyanabból a készletből dolgozik, de két külön helyen vezeted, előbb-utóbb kétszer adod ki ugyanazt a hajót. Helyette: az eszközt erőforrásként, a túrát eseményként vedd fel, és egyeztesd a készletet.
• Minimum létszám kimondatlanul. Ha csak fejben van, hogy „öt fő alatt nem indulunk”, az elmaradás vitát szül. Helyette: írd ki a foglalóoldalra, és igazítsd hozzá a jelentkezési határidőt.
• Ingyenes foglalás drága élményre. Ahol egy elmaradt vendég miatt üres hely és kidobott előkészület marad, ott az ingyenes foglalás a „talán” jelentkezőket is behozza. Helyette: előleg vagy teljes előrefizetés.
• Kapacitás a jármű szerint. A busz 40 ülése nem jelenti, hogy egy vezető 40 embert jó élménnyel végigvisz. Helyette: a vezetői kapacitásból indulj ki.

Mikor ne használj élményfoglaló rendszert?

Ha kevés, egyedi, előre egyeztetett csoportod van, a személyes egyeztetés egyszerűbb, mint egy rendszer beállítása. A foglalóoldal a sok, ismétlődő, fix kapacitású alkalomnál hozza a legtöbbet.

• Csak magáncsoportok, egyedi programmal. Ha minden túra más útvonal, más ár és más létszám, nincs mit előre meghirdetni.
• Ha a forgalmad zöme egy nagy piactérről jön. Egy saját foglalóoldal azt kiegészíti, nem pótolja; a saját vendégkörödet viszont jutalék nélkül fogadhatod rajta.
• Ha a lemondási szabályaid még nincsenek meg. Előbb döntsd el, mi történik rossz időnél és kevés jelentkezőnél, utána kapcsold be az előrefizetést.

Ha élményt szervezel, kezdd az élményfoglaló rendszer áttekintéssel, majd nézd meg a saját területed részletes oldalát a fenti táblázatból. A Grabitot 14 napig ingyen kipróbálhatod.