Gumicsere-szezon kezelése online időpontfoglalással

Október első hideg reggele: a műhely előtt sorban állnak az autók, a telefon fél perce nem áll meg, az egyik emelőn kerékcsere folyik, a másik üres, mert a „valamikor délután” megígért ügyfél még nem érkezett meg. Közben aki nem érte el a vonalat, már a harmadik szervizt hívja. A gumicsere-szezon nem a munka mennyisége miatt nehéz, hanem azért, mert minden kérés ugyanarra a két-három hétre esik, és mindenki most akar időpontot.

A gumicsere-szezon online kezelése azt jelenti, hogy az ügyfél a csúcsidőszakban is a foglalóoldalon választ szabad időpontot, nem a telefonon vár ráérő hangra. A kerékcsere időpont így szabad emelőhöz kötődik, a szerviz pedig nem hívásokkal, hanem menetrenddel dolgozik. Az autószerviz időpontfoglaló oldalon az iparági összefoglalót találod, itt a szezon gyakorlatát vesszük sorra.

Miért a szabad emelők száma a kapacitás?

Mert egy gumicsere egy emelőt köt le a teljes időtartamára, ezért annyi autó cserélhető párhuzamosan, ahány emelő szabad.

A napi kapacitást egyszerű számolni, ha az időtartamhoz a pufferidőt is hozzáadod. Kerek példa (a te számaid eltérnek): 30 perces gumicsere és 10 perc puffer 40 perces ciklus. Nyolc óra nyitvatartásban ez emelőnként 12 autó, két emelőn 24.

A saját számaidat a kapacitás kalkulátorba is beírhatod.

Hogyan veheted fel az emelőket a Grabitban?

Minden emelőt felveszel munkatársként („1. emelő”, „2. emelő”), saját munkarenddel, a szolgáltatásnál pedig automatikus munkatárs-kiosztást állítasz be. Ekkor az ügyfél csak időpontot választ, a rendszer szabad emelőre teszi a foglalást, a legkevésbé terheltet véve előre.

A munkatárs-választásnak három módja van, szolgáltatásonként:

1. Az ügyfél választ (alapérték): az ügyfél látja az emelőket, és kiválaszt egyet. Gumicserénél ritkán van értelme.
2. „Bármelyik szabad munkatárs” opció: az ügyfél választhat konkrétat, de kérheti azt is, hogy bármelyik szabad emelő jó.
3. Automatikus kiosztás: nincs munkatárs-választó lépés, a rendszer oszt ki szabad emelőt.

Ha egy emelő szervizelés miatt kiesik, a napi kivételeknél zárd le, és a rendszer arra az időre kevesebb párhuzamos foglalást enged. Az emelők mint munkatársak díját a kiegészítő-oldalon láthatod: minden további munkatárs 1 490 Ft/hó. Ismétlődő foglalássorozathoz konkrét munkatárs kell, de gumicserénél erre ritkán lesz szükség.

Milyen kezdési rácsot és pufferidőt állíts be?

Gumicserénél a félórás vagy negyedórás kezdési rács és a foglalás utáni néhány perc puffer a jó kiindulás, amelyet a saját műhelyed tempójához igazítasz. A rács azt dönti el, hány különböző időpontot lát az ügyfél, a puffer pedig azt, mennyi idő marad az autók cseréjére.

A rácsot szolgáltatásonként állítod: lehet egész óra, félóra vagy negyedóra. A pufferidő munkatársanként, vagyis emelőnként adható meg, és minden foglalás után lefoglalt időként viselkedik: a következő autó csak a puffer lejárta után foglalható. Ide tartozik az autó kitolása, az emelő megtisztítása és a következő bevezetése.

Ha a gumicsere felnire szerelve 30 perc, felnivel együtt viszont 45, két külön szolgáltatást vegyél fel, mindkettőhöz a megfelelő időtartammal. Így az ügyfél nem téved el, a naptár pedig pontosan számol.

Hogyan terheld szét a szezoncsúcsot?

A csúcsot a nyitvatartás, a minimális előfoglalási idő és a zárások együtt kezelik; ami ezután betelik, azt a napi várólista fogja fel. Egyik eszköz sem csinál több időt, csak azt éri el, hogy ne a telefon döntsön a sorrendről.

• Nyitvatartás és kivételek. A munkarendben a szezonban hosszabb nyitvatartást, a napi kivételeknél egy-egy szombatot vagy ünnepet is megadhatsz.
• Minimális előfoglalási idő. Beállíthatod, mennyivel előbb lehet foglalni, hogy a mai napra ne érkezzen foglalás, amikor már nem tudsz rá készülni.
• Időszaki zárás. Szabadságra vagy leltárra lezárhatod a műhelyt, az ügyfél pedig nem lát szabad időt.
• Napi várólista. Ha az ügyfél által választott napra nincs szabad időpont, a foglalóoldalon a napra várólistára iratkozhat. Ha lemondás miatt hely szabadul, emailben értesítést kap. Ehhez a Várólista kiegészítő kell.

Ha a szezon tele van, fontold meg a jóváhagyásos módot is: a foglalás ekkor akkor lesz végleges, ha te elfogadod, ami átmenetileg több kontrollt ad.

Hogyan csökkentheted az elmaradó autókat?

Emlékeztetővel, jól látható lemondási lehetőséggel és előleggel, mert a három együtt hat a legjobban. A részletes eszköztárat a no-show megelőzés útmutató sorolja fel, itt a gumicsere-specifikus beállításokat kapod.

• Emlékeztető. A Grabit emailben visszaigazolást küld, és 24 órával az időpont előtt emlékeztetőt. SMS emlékeztetőt az SMS kiegészítő ad (1 490 Ft/hó + kredit); hogy melyik mikor melyik csatornára jó, az SMS vs. email útmutatóban van.
• Lemondási határidő. A visszaigazoló levélben lévő linken az ügyfél lemondhat vagy átfoglalhat a te határidődön belül. A felszabaduló emelő így még eladható.
• Előleg. Az Online fizetés (Barion) kiegészítővel (1 990 Ft/hó) 1–100% előleget kérhetsz, akár kötelezővé téve. Az előleg mértékéről az előleg útmutató szól.

Mit írjon az ügyfél a foglaláskor? Egyedi mezők (rendszám, gumiméret) nincsenek, ezért kérd a szolgáltatás leírásában, hogy a megjegyzésbe mindig írja be a rendszámot, az autótípust és a gumiméretet. Te a foglalás részletei között látod, és a műhelyben előre előkészíted.

Gyakori hibák a szezon online kezelésénél

• Egy közös naptár, emelők nélkül. Ha minden foglalás egy naptárba kerül, két autó ugyanarra az időre is bekerülhet, vagy az üres emelő nem látszik. Helyette: minden emelő külön munkatárs, automatikus kiosztással.
• Pufferidő nélküli rács. Az autók kitolása és bevezetése is időbe telik, a csúszás pedig láncban halmozódik. Helyette: pufferidő minden foglalás után.
• Egyetlen gumicsere-szolgáltatás mindenre. Ha a felnire szerelt és a felnivel együtt cserélt kerék ugyanaz, az időtartam hol kevés, hol sok. Helyette: külön szolgáltatások pontos időtartammal.
• Elmaradás elleni védelem nélkül. A szezonban egy üres emelő a legdrágább. Helyette: emlékeztető, lemondási határidő, szükség esetén előleg.
• A megjegyzés kérése nélkül. Ha nem kéred a rendszámot és a méretet, az ügyfél nem tudja, hová írja. Helyette: a szolgáltatás leírása mondja meg.

Mikor ne használd erre a Grabitot?

Ne ezt válaszd, ha műhelyirányítási szoftvert keresel, vagy a forgalmad nagy része betérő ügyfél. A Grabit időpontfoglaló, nem szervizprogram.

• Gumihotel és raktár. A tárolt kerekek nyilvántartása, a készlet és az alkatrészek kezelése nincs benne.
• Munkalap és szervizelőzmény. Nincs járműadatbázis, munkalap vagy előzmény-kezelés. Az időpont és az ügyfél-értesítés az, amit kapsz.
• Kötelező rendszám-mező. Egyedi mező még nincs; a Foglalási kérdőív kiegészítő tervezett, nem élő.
• Automatikus számlázás. A Számlázz.hu-kapcsolat tervezett, a számlát a megszokott programodban állítod ki.
• Betérő ügyfélkör. Ha az ügyfeleid sorba állnak, és nem foglalnak, előbb a szokásukat kell megváltoztatni.